10 macam bentuk meja rapat beserta penjelasannya

10 macam bentuk meja rapat beserta penjelasannya

1.      Hollow Round Table Style

Adalah bentuk meja bundar yg ditengahnya diberi rongga, dan biasanya dirongga ini ditempatkan mini garden atau greeneries. Table set up seperti ini merupakan gabungan dari empat buah croissant table.Faktor kesulitan untuk menata table set up semacam ini adalah pada pemasangan table cloth , karena taplak meja yg standar tidak ada yg berbentuk croissant. Besar atau kecilnya bentuk meja ini tergantung dari jumlah peserta acara.

2.  Hollow Rectangular Table Style

Rectangular Table Style atau sering juga disebut long table style adalah table set up yg berbentuk persegi panjang yg merupakan perpaduan dari beberapa oblong table atau oblong table digabung dengan classroom table yg diatur memanjang. Pada acara dengan table set up seperti ini, biasanya diatas meja disediakan meeting kit yg lengkap, seperti notepad , pensil atau pulpen, air minum dan beberapa benda lainnya.

3.   Square Table Style

Table set up ini juga bisa disebut model empat persegi panjang. Square Table Style diciptakan dengan menyusun beberapa oblong table atau classroom table sedemikian rupa dengan rapi.Bentuk ruangan yg dipakai untuk menampung table set up ini idealnya kotak atau empat persegi panjang.Kekurangan dari table set up ini adalah bila acara tersebut menggunakan screen atau OHP , maka peserta yg duduk didepan harus membalikkan badan atau kursi mereka untuk bisa melihat kearah layer

4.   Round Table Style

Round Table Style sering juga disebut banquet style, lebih terkenal dengan sebutan meja bundar. Penggunaan round table dengan ukuran big, medium, small atau cocktail table bisa digunakan untuk berbagai function.Round table berukuran big atau medium biasanya digunakan untuk function yg melibatkan acara makan, seperti breakfast meeting atau dinner meeting.Sementara yg berukuran small atau cocktail table idealnya hanya untuk meeting tidak untuk acara makan

5.   Melbourne Square Oblong Table Style

Jenis table set up semacam ini merupakan perpaduan dari beberapa jenis meja yg berbeda yg ada di banquet operation, yaitu oblong table, halfmoon table dan quarter table. Table set up ini berbentuk segi empat dan terlihat paling artistic, mewah dan megah, sehingga tepat untuk function VVIP. Keindahan table set up ini harus didukung oleh keahlian menata tanaman atau mini garden ,sehingga dapat membuat suasana ruang yg indah dan berbeda.Table set up ini cenderung memanjang dengan batas tertentu, melihat kapasitas function room

6.   V-Shape Oblong Table Style

Dalam table set up ini ,oblong table diatur membentuk huruf V. Table set up semacam ini merupakan salah satu cara untuk memberikan variasi pada ruang acara meeting atau seminar. Penggunaan oblong table berguna untuk kenyamanan para peserta meeting atau seminar , karena meja tersebut relative lebar.Keuntungan table set up semacam ini adalah semua peserta duduk menghadap ke instruktur dan juga memberikan ruang gerak yg lebih luas kepada instruktur. Bentuk ini akan ideal jika jumlah pesertanya relative sedikit ,yaitu dibawah 40 orang

7.   Theatre Style Round Chair

Macam-macam bentuk theatre merupakan pengembangan dari kebutuhan organizer acara.Bentuk theatre ini sering digunakan untuk acara training atau seminar yg menyelipkan game didalam susunan acaranya, dengan jumlah peserta yg relative sedikit. Keuntungan dari penggunaan style ini adalah jika ada perubahan atau penambahan peserta dapat mengaturnya dengan cepat karena tinggal menambah atau mengurangi kursi saja

8.   Theatre Style Chair

Adalah bentuk dasar dari banquet set up untuk acar-acara seperti seminar, meeting dan sebagainya yg hanya menggunakan kursi saja dan tidak menggunakan meja. Meja hanya diperuntukan bagi pembicara.Pada event dengan jumlah tamu yg banyak, akan digunakan banquet chair tanpa sandaran tangan.Ada kemungkinan baris yg paling depan saja yg menggunakan armchair atau bahkan sofa yg lengkap dengan meja kecil.

9.   U-Shape Classroom Table Style

Yang dimaksud dengan table set up ini adalah pengaturan meja dibuat membentuk huruf U dengan menggunakan classroom table. Karena classroom table adalah meja yg tidak begitu besar, maka untuk kenyamanan peserta acara pada saat acara berlangsung , idealnya diatas meja tidak diletakkan benda-benda diluar perlengkapan meeting. Bagi instruktur yg harus memimpin acara bentuk table set up semacam ini sangat menguntungkan karena memberi ruang gerak yg leluasa baginya dan memungkinkan ia mendapat perhatian penuh dari peserta

10.   Oval Oblong Table Style

Bentuk oval oblong table style diinspirasikan dari bentuk oval yg berasal dari penyatuan dua oblong table ditambah small half moon table di kanan dan kiri.Bentuk table set up semacam ini merupakan ciri dari acara yg bersifat santai atau informal, seperti acara-acara meeting sambil makan (breakfast, lunch, dinner)

 

11.   Olga Table Style

Olga table style terdiri dari gabungan oblong table dan cocktail table . Oblong table diatur sedemikian rupa sehingga berbetuk square atau rectangular, kemudian cocktail table diletakkan dibagian ujung-ujungnya. Table set up ini ideal untuk acara dengan jumlah partisipan yg sedikit.Untuk acara meeting atau seminar dimana peserta acara perlu menggunakan laptop, tas besar atau hand out dan membaca brosur-brosur table set up semacam ini akan sangat memudahkan mereka

12.   Triangle Oblong Table Style

Triangle oblong table style adalah salah satu table set up yg biasa digunakan untuk meeting , terutama sambil makan (breakfast, lunch, dinner). Karena meja yg digunakan cukup lebar, maka di atas meja dapat disediakan meeting kit. Dalam membentuk table set up seperti ini juga diperlukan dukungan dekorasi dari florist dan gardening.

Read More

S.O.P Menerima dan Memproses Reservasi

S.O.P Menerima dan Memproses Reservasi

Standar operasional prosedur dalam menangani dan memproses reservasi tamu individual di hotel (khususnya via telepon)

1.Melakukan greeting

2.Menanyakan type dan jumlah kamar yang diminta atau dikehendaki tamu yang memesan

3.Menanyakan tanggal kedatangan dan keberangkatan tamu

4.Melakukan check pada reservation chart, apakah msih ada kamar yang masih kosong

5.Menjelaskan harga kamar dan fasilitas-fasilitas nya (apabila tidak ada kamar yang available, untuk sementara kamar diwaiting list kan dan diberitahukan secepatnya bila ada perubahan, pembatalan dan sebagainya)

6.Menanyakan nama tamu yang akan menginap, menanyakan informasi-informasi lain dari si tamu, seperti nomor telepon, alamat nya dan bagaimana metode pembayarannya. Dalam musim penuh (high season) usahakan mendapat deposit dari si tamu.

7.Setelah data yang diperlukan didapat semua, ulangi sekali lagi pesanan kamar tersebut.

8.Mengucapkan terima kasih atas pesanan kamar tersebut.

9.Langkah selanjutnya adalah memproses pesanan kamar tersebut, seperti ke memasukan nya ke dalam reservation plan, chart/ agenda dan sebagainya.

Standar operasional prosedur dalam menangani dan memproses reservasi tamu rombongan di hotel

1.Meminta nama lengkap dari tamu yang akan menginap (rincian nama tamu rombongan yang akan menginap)

2.Meminta nama lengkap si pemesan, alamat dan nomor telepon. (Biasanya yang ditulis adalah nama pemimpin rombongan)

3.Mencatat tanggal kedatangan dan keberangkatan tamu

4.Menanyakan jenis kamar dan jumlah yang dipesan

5.Menjelaskan mengenai harga kamar dan menanyakan bagaimana cara pembayarannya

6.Menanyakan jumlah orang yang akan menginap (jumlah tamu rombongan yang akan menginap)

Memperbaharui Reservasi

Pembatalan pemesanan kamar (Cancellation).

Pembatalan yang dilakukan oleh pihak pemesan, bahwa mereka tidak jadi menginap di hotel, hal tersebut dilakukan sebelum waktunya tiba. Adapun prosedur yang harus dilakukan adalah:

a. Mengambil data pemesanan yang telah dilakukan.

b. Mengisi formulir pembatalan dengan lengkap (alasan, orang yang melakukan pembatalan, no telp)

c. Mencoret slip pemesanan kamar.

d. Hapus pada tabel pemesanan kamar (reservation chart).

e. Simpan kembali pada arsip.

Amendement reservation (Perubahan pemesanan kamar).

Perubahan pemesanan kamar oleh karena sesuatu hal pemesanan kamar yang telah diterima terjadi perubahan dari yang telah disetujui. Adapun prosedur nya adalah:

    a.  Mengambil data pemesanan yang telah dilakukan.

    b. Mengisi perubahan dalam formulir perubahan pemesanan.

    c. Membuat perubahan pada slip pemesanan kamar.

    d. Merubah data pada reservation chart.

    e. Menyimpan pada arsip sesuai dengan perubahan pada tanggal tiba yang baru. 

PROSEDURE MENERIMA TAMU VIP & GROUP

Prosedur Sebelum Tamu VIP Tiba

 BEBERAPA HARI SEBELUM KEDATANGAN, KAMARNYA SUDAH DITENTUKAN YANG BAIK DAN DIBERI TANDA ( DI BLOCKING)
 DAFTAR TAMU VIP/ VIP NOTICE / VIP RELEASE BEBERAPA HARI SEBELUMYA HARUS SUDAH DIDISTRIBUSIKAN KE SEMUA DEPARTEMEN AGAR MASING-MASING MEMPERSIAPKAN DIRI
 BEBERAPA JAM SEBELUM KEDATANGAN, FOM /ASST. FOM MELAKUKAN CHECK TERAKHIR MEMASTIKAN SEMUANYA TELAH DIPERSIAPKAN DENGAN BAIK
Saat Tamu Tiba/ Datang
 TAMU VIP DISAMBUT LANGSUNG OLEH PIMPINAN HOTEL DAN FOM, GRO
 PENDAFTARAN DAN PENGANTARAN TAMU VIP DILAKUKAN LANGSUNG OLEH FOM/ GRO
 PROSEDUR PENANGANNAN YANG LAIN SAMA DENGAN STANDART CHECK IN BIASANYA

Referensi: internationalhotelmanagementschool.com

Read More